Møder, hvad enten de er formelle eller uformelle, er en vigtig del af enhver virksomhed. Uanset om du deltager i en uformel snak i afdelingen eller i et formelt bestyrelsesmøde, bør du opføre dig på samme måde. Mødeetikette er afgørende for at sikre, at dine møder er effektive, produktive og respektfulde. Vi har samlet 7 regler, der hjælper dig med at blive den allerbedste mødedeltager. 

Hvad betyder mødeetikette?

Mødeetikette er et udtryk, der henviser til et sæt regler og retningslinjer, som forventes at blive fulgt under et møde for at få det til at forløbe problemfrit. Disse regler dækker typisk:

• • Tidsstyring

  • Forberedelse

  • Aktiv lytning

  • At tale respektfuldt

  • At holde sig til emnet

  • Opfølgning

Mens reglerne for mødeetikette kan variere fra virksomhed til virksomhed, fokuserer de alle på at bidrage til et positivt og professionelt mødemiljø.

7 etikette-regler for personlige møder

Her er de vigtigste regler for mødeetikette, som du bør overveje at følge:

1. Kom til tiden

At komme til tiden er den mest grundlæggende regel for etikette, når det gælder møder. At komme for sent er ikke kun respektløst over for de andre deltagere, men det forstyrrer også mødets flow. Planlæg at ankomme mindst fem minutter før, så du kan finde dig til rette og forberede dig.

2. Kom forberedt

Før mødet skal du sørge for, at du har alt, hvad du skal bruge, såsom noter, rapporter eller andre relevante dokumenter. Overvej at bruge en mini whiteboard notesblok til at notere ideer og noter som et papirløst miljøvenligt valg. Hvis der er en dagsorden eller materiale, der skal læses, så sørg for at læse det igennem inden mødet. At være forberedt viser, at man respekterer de andre deltageres tid og indsats.

3. Sluk for din telefon

En ringende telefon eller en notifikationslyd kan være meget distraherende, og det kan forstyrre mødets flow. Sluk din telefon, eller sæt den på lydløs, før mødet starter.

4. Lyt aktivt

Aktiv lytning er afgørende i ethvert møde. Det betyder, at man skal være opmærksom på, hvad andre siger, stille spørgsmål og give feedback. Aktiv lytning viser, at du værdsætter andres meninger og ideer.

5. Tal respektfuldt

Når du taler under et møde, så tal tydeligt og kortfattet. Undgå at bruge jargon eller tekniske udtryk, som andre måske ikke forstår. Vær også opmærksom på dit tonefald og kropssprog. Tal respektfuldt og undgå at afbryde andre eller tale hen over hovedet på dem. Hvis du er uenig med nogen, skal du udtrykke din mening høfligt og respektfuldt.

6. Hold dig til emnet og til tiden

At gå uden for emnet kan spilde tid, og det kan være frustrerende for de andre mødedeltagere. At holde sig til emnet hjælper med at holde sig til den fastsatte tidsgrænse for mødet. Overskridelse af tidsgrænsen kan forstyrre folks tidsplaner og skabe frustration. Hvis mødet er ved at løbe ud, så foreslå, at i afslutter det og planlægger en ny opfølgningssession.

7. Opfølgning efter mødet

Efter mødet skal du følge op med deltagerne for at opsummere, hvad der blev diskuteret, hvilke beslutninger der blev truffet, og hvilke handlinger der skal udføres. Hvis du har fået tildelt nogle handlingspunkter, skal du sørge for at færdiggøre dem til tiden. Opfølgning efter mødet sikrer, at alle er på samme side, og at der sker fremskridt.

Sådan omsætter du mødeetikette til praksis

Hvis du følger reglerne for mødeetikette, kan du være med til at sikre, at dine møder ikke kun er produktive, men også et sikkert sted at dele meninger. Uanset om du leder mødet eller blot deltager, er det vigtigt at komme til tiden, være forberedt, lytte aktivt, tale respektfuldt, holde sig til emnet og følge op efter mødet. Ved at udvise respekt for de andre deltageres tid og indsats kan du være med til at skabe et positivt og professionelt mødemiljø. Så næste gang du deltager i et møde, skal du huske at følge bedste praksis for mødeetikette og være et godt eksempel for andre.