Olet luultavasti huomannut sen – se, miten aivosi tuntuvat erilaisilta, kun olet fyysisessä kokoushuoneessa verrattuna Teams- tai Zoom-puheluun. Jotkut ihmiset viihtyvät jaettujen tilojen huminassa; Toiset ajattelevat parhaansa mykistämisestä.

Kummassakin skenaariossa kokousväsymys on aina riski. Olipa kyseessä sitten "peiliahdistus" itsesi näkemisestä ruudulla, rajoitettu liike tai järjestäjän monologi. Henkinen vaihto tehtävien, paikkojen ja ihmisten välillä. On tärkeää, että kokoukset suunnitellaan tarkoituksella ja että puskuriaikaa on sisäänrakennettu kävelylle, välipalalle tai hetken poissa näytöltä.

Kun hybridityö on tullut jäädäkseen, on aika lakata kysymästä, minkä tyyppinen kokous on "parempi", ja alkaa kysyä, miksi ne tuntuvat niin erilaisilta ja miten saada molemmat muodot toimimaan kaikille. Henkilökohtaiset tapaamiset tarjoavat kuitenkin edelleen ainutlaatuisia inhimillisiä etuja, joita on vaikea toistaa virtuaalisesti, varsinkin kun on kyse luottamuksesta, yhteistyöstä ja luovuudesta.

1. Ympäristön rooli keskiössä ja yhteydessä

Henkilökohtaiset tapaamiset koskettavat kaikkia aisteja. Voit poimia energianvaihdokset, kehonkielen tai jonkun epäröinnin ennen kuin he puhuvat. Nämä mikrovihjeet rakentavat yhteyttä ja auttavat vivahteissa – erityisesti monimutkaisissa tai tunteellisissa keskusteluissa.

Toisille sama aistipanos voi olla ylivoimainen. Virtuaalikokoukset tarjoavat rauhallisemman ympäristön, jossa on vähemmän häiriötekijöitä ja enemmän hallintaa. Ominaisuudet, kuten mykistyspainikkeet ja chat-toiminnot, voivat auttaa hiljaisempia tiimin jäseniä tuntemaan olonsa turvallisemmaksi. Erityisesti neurodivergenteille kollegoille videopuhelut voivat auttaa parempaa keskittymistä ja mukavuutta.

Silti fyysisissä ympäristöissä on rikkautta, johon virtuaaliset puhelut eivät pysty vastaamaan – etenkään korkeiden panosten tai luovien kokousten kanssa. Mahdollisuus luonnostella ideoita yhdessä jaetulle taululle tai kokoontua keskeisen painopisteen, kuten Nobo Move & Meet -mobiilitaulun ja ilmoitustaulun, ympärille voi parantaa keskittymistä, muistia ja osallistumista.

2. Sukupolvien odotusten ero

Suuret ikäluokat ja X-sukupolvet pitävät henkilökohtaisia tapaamisia usein merkkinä kunnioituksesta ja sitoutumisesta. Monet yhdistävät kasvokkain tapahtuvan ajan tuottavuuteen lukeakseen huonetta, rakentaakseen suhdetta ja näyttäytyäkseen toisilleen.

Millenniaalit ja Z-sukupolvi pitävät kuitenkin usein joustavuudesta ja tehokkuudesta. He pitävät kokouksia todennäköisemmin toiminnallisina eivätkä performatiivisina. Aikaisin päättyvä videopuhelu on voitto heidän kirjoissaan.

Nämä sukupolvien väliset erot heijastavat erilaisia asenteita työhön ja viestintään – mutta ne viittaavat myös laajempaan haasteeseen: miten yhdistämme joustavuuden ja tehokkuuden? Henkilökohtaisen tapaamisen ei tarvitse tarkoittaa ajanhukkaa. Oikeilla työkaluilla ja tarkoituksellisella asetuksella fyysiset kokoukset voivat olla yhtä tehokkaita – ja usein paljon energisoivampia ja suhteita rakentavampia.

3. Yhteistyö vs. mietiskely

Jotkut energisoivimmista kokouksista tapahtuvat henkilökohtaisesti: ideat kimpoavat, taulut täyttyvät, ihmiset pomppivat toistensa energiasta. Nämä spontaanin yhteistyön hetket johtavat usein läpimurtoajatteluun – ja niitä on paljon helpompi helpottaa kasvokkain, varsinkin kun sinulla on kosketustyökaluja, kuten Nobo-tarvikelaukku visuaalisen ajattelun tukena.

Mutta samassa skenaariossa hiljaisemmilla ajattelijoilla voi olla vaikeuksia löytää tilaa osallistua.

Virtuaalikokoukset voivat tasoittaa pelikenttää. Chat-toiminnot, kyselyt ja jäsennelty vuorottelu auttavat saamaan enemmän ääniä kuuluviin – erityisesti niitä, jotka tarvitsevat hetken aikaa miettiä ennen osallistumista.

Molemmissa muodoissa yritä toivottaa kaikki ajattelutyylit tervetulleiksi. Lähetä tarvittaessa kysymyksiä etukäteen ja tee taukoja, jotta sinulla on aikaa pohdintaan. On myös hyvä idea pyytää kirjallista palautetta kokouksen päätyttyä. Silti on jotain ainutlaatuisen voimakasta nähdä ideoiden heräävän henkiin huoneessa, seinällä, reaaliajassa – ja siinä fyysisillä tapaamisilla on etulyöntiasema.

4. Rituaalit, kuuluminen ja yhteistyö

Yhteisöllisyyttä löytyy toimistorituaaleista, kuten kahvin ottamisesta ennen tiimikokousta, kokouksesta poistumisesta yhdessä, vitsin jakamisesta käytävällä sen jälkeen. Nämä hetket ovat enemmän kuin täyte – ne rakentavat luottamusta ja suhdetta kollegoiden välille. Henkilökohtaiset tapaamiset luovat luonnollisesti tilaa näille mikroyhteyksille.

Etätyö tuo esiin myös omat rituaalinsa – viestien lähettäminen kollegalle jälkeenpäin debriefingiä varten, meemin tai reaktion jakaminen jännityksen lievittämiseksi tai tuen osoittamiseksi. Nämä digitaaliset tavat luovat edelleen kulttuuria – vain eri tavalla. On tärkeää tehdä tilaa näille epämuodollisille yhteyksille. 5 minuutin sisäänkirjautumisella jokaisen kokouksen alussa voi olla suuri merkitys.

Henkilökohtainen vuorovaikutus johtaa kuitenkin yleensä vahvempiin ja kestävämpiin tiimisiteisiin ajan myötä, varsinkin kun voit tehdä yhteistyötä jaettujen fyysisten työkalujen, kuten taulun tai muistilehtiön, parissa pelkän näytön sijaan.

Yhdellä silmäyksellä:

Henkilökohtaisten tapaamisten edut

• Voit lukea huonetta. Tämä auttaa navigoimaan vivahteissa, jännitteessä ja energiassa intuitiivisemmin
• Spontaani yhteistyö
• Suhteiden rakentaminen
• Vähemmän digitaalisia häiriötekijöitä
• Tactile Engagement – Nobo Move & Meet -taulun kaltaisilla työkaluilla visuaalisen ajattelun parantamiseksi

 

Virtuaalikokousten edut

• Sopii erilaisiin työskentelytyyleihin
• Tehokasta ja aikatietoista yhteistyötä
• Digitaaliset työkalut hiljaisempien äänien vahvistamiseen
• Maailmanlaajuinen ulottuvuus ja osallisuus
• Sisäänrakennettu tallennus- ja toistoarvo

 

Suunnittele hetkelle, älä oletusarvolle

Todellinen kysymys ei ole se, ovatko henkilökohtaiset vai virtuaaliset kokoukset parempia. Mitä tämä hetki, tämä tehtävä ja tämä tiimi tarvitsevat eniten?

Henkilökohtaiset tapaamiset ovat ihanteellisia:

• Strategian aloituspotkut
• Tiimin rakentaminen
• Henkilökohtaiset sisäänkirjautumiset tai arkaluontoiset aiheet
• Monimutkainen päätöksenteko
• Työpajat, luovat sprintit tai ongelmanratkaisuistunnot – erityisesti käytettäessä visuaalisia työkaluja, kuten mobiilitauluja

 

Virtuaalikokoukset ovat tehokkaita:

• Nopeat tilapäivitykset
• Eri paikkojen välinen yhteistyö
• Päätösten dokumentointi

 

Virtuaalikokoukset ovat edelleen arvokas osa nykyaikaista työpaikkaa – erityisesti eri paikkojen välisessä yhteistyössä, nopeissa päivityksissä ja hiljaisemman ja jäsennellymmän ympäristön haluavien kollegoiden tukemisessa. Monille liittyminen tutusta tilasta auttaa heitä tuntemaan olonsa mukavammaksi, keskittyneemmäksi ja pystymään osallistumaan omilla ehdoillaan.

Henkilökohtaiset tapaamiset tarjoavat kuitenkin jotain ainutlaatuista, kun on kyse suhteen rakentamisesta, luovuuden edistämisestä ja monimutkaisten haasteiden ratkaisemisesta. Kykyä lukea huonetta, pallotella ideoita spontaanisti ja rakentaa reaaliaikaista vauhtia on vaikea toistaa verkossa. Nobo Move & Meet -lauta- ja tarvikelaukun kaltaisten työkalujen avulla tiimit voivat hyödyntää kasvokkain tapahtuvan yhteistyön koko potentiaalin – tallentaa ideoita visuaalisesti, mukautua lennossa ja pitää kaikki mukana.

Kun hybridityö kehittyy edelleen, hyödynnetään molempia formaatteja parhaalla mahdollisella tavalla. Mutta kun tavoitteena on syvä yhteys, luova ajattelu tai todellinen linjaus, mikään ei voita huoneessa olemista yhdessä – oikeilla työkaluilla ideoiden muuttamiseksi toiminnaksi.