Tässä blogissa käymme läpi yleisimmät virheet kokousagendan laatimisessa ja annamme vinkkejä, joilla saat tapaamiset sujumaan tehokkaammin, olitpa tiiminvetäjä, esimies, projektipäällikkö tai HR-ammattilainen
Agendat ovat ratkaisevan tärkeitä tehokkaiden kokousten järjestämiseksi. Kokouksen agenda ei ainoastaan varmista, että jokainen osallistuja on tietoinen käsiteltävistä aiheista, jotta he voivat saapua valmistautuneina, vaan se pitää asiat kurissa ja keskustelun tuottavana. On pienempi riski, että kokous venyy, ja se edistää vastuullisuutta. Tästä huolimatta tutkimukset ovat osoittaneet, että vain 37 %* järjestäjistä sanoo aina käyttävänsä agendaa. Voi myös olla puutetta ymmärryksestä siitä, mitä kokouksen agendan tulisi sisältää, mikä voi johtaa ajan tuhlaamiseen ja vieraantumiseen – kumpikaan ei ole ihanteellista!
Tässä blogikirjoituksessa selitämme yleisimmät virheet, jotka tehdään agendan suhteen, sekä miten saat kokoukset sujumaan tehokkaammin – olitpa sitten tiiminvetäjä, esimies, projektipäällikkö tai HR-ammattilainen.
Tärkein asia, joka tulee ottaa huomioon kokousta suunniteltaessa, on kokouksen suunniteltu lopputulos. Ilman tätä tapaamisesi voi helposti hajota – mikä ei ole se lopputulos, jota kukaan toivoisi! Määriteltyjen tavoitteiden puute voi johtaa paitsi sekaannukseen kokouksen tarkoituksesta, myös tuhlata paljon aikaa – ja myönnetään, aikamme on arvokkaampaa kuin koskaan.
Ratkaisu? Ole ytimekäs ja varmista, että jokainen keskustelunaihe on tarkka ja helposti ymmärrettävä. Visuaaliset apuvälineet, kuten valkotaulut, ovat erinomainen tapa esittää oma agendasi ja selkeästi määritellyt tavoitteet. Tämä paperiton viestintätyökalu ei ole vain yksinkertainen mutta tehokas, vaan tarjolla on valtava valikoima erilaisiin toimistotiloihin, suurista seinälle kiinnitetyistä valkotauluista pienempiin siirrettäviin vaihtoehtoihin.
On helppo tulla ylikuormittuneeksi tai väsyneeksi, kun asialistalla on liikaa asioita – aivomme pystyvät keskittymään vain niin moneen asiaan yhtä aikaa. Lisäksi aika loppuu todennäköisemmin, jos yrität käsitellä enemmän aiheita kuin kokouksen kestoon mahtuu.
Suosittelemme rajaamaan agendasi 3–5 keskeiseen aiheeseen, jotta kaikki pysyvät aikataulussa ja käydään tuottavia keskusteluja, joita yrityksessäsi todella tarvitset. Jos sinulla on enemmän puhuttavaa, erillinen kokous olisi parempi ratkaisu. Näin voit antaa tärkeille aiheillesi tilaa pohtia perusteellisesti ja pitää kaikki huoneessa osallistuvina.
Aika loppuu jatkuvasti ja kiirehditään viimeisten kohtien läpi ohjelmassasi? Et ole ainoa. Ajanhallinta on yksi tärkeimmistä tekijöistä ohjelmaa suunniteltaessa. Sen lisäksi, että se voi viivästyttää kokouksen päättymistä (mikä tarkoittaa tyytymättömiä kollegoita), mutta vaarana on, että tärkeää tietoa jää huomaamatta.
Neuvomme? Katso aiheita, joista haluat keskustella kokouksessasi, ja mieti, kuinka kauan haluat käyttää keskusteluun jokaisesta niistä. Sinun ei välttämättä tarvitse jakaa aikaasi tasan aiheiden määrän kesken, mutta sinulla on suunnitelma. Jos keskustelut eskaloituvat, voit yksinkertaisesti kirjata asian ylös ja seurata tapaamisen jälkeen. Kun annat jokaiselle agendan kohdalle aikaa loistaa, sinä ja tiimisi voitte olla perusteellisempia. Tietenkin myös joustavana pysyminen ja agendan mukauttaminen keskustelun kulun mukaan on tärkeää, joten sinun täytyy löytää tasapaino.
Jos rooleja ei jaeta ennen kokousta, seurauksena voi olla turhaa säätämistä ja hukkaan heitettyä aikaa, kun päätetään tehtävistä vasta kokouksen alussa. Tämä on varma tapa menettää tehokkuutta heti alusta lähtien
Valmiina laatimaan agendasi? Tässä ovat keskeiset elementit onnistuneeseen kokousagendaan. Käy kaikki nämä kohdat läpi ja nauti tehokkaasta ja tuottavasta kokouksesta.
· Kokouksen nimi
· Päivämäärä, aika ja paikka, olipa kyseessä fyysinen tai verkkopaikka
· Kokouksen päätavoite
· Keskustelupisteet ja aikajako
· Vastuuhenkilöt
· Osallistujalista
Onnistuneen kokouksen avain on perusteellinen agenda. Se ei ainoastaan auta kokousta sujumaan sujuvasti ja estää sen venymisen, vaan antaa osallistujille myös mahdollisuuden valmistautua etukäteen ja osallistua tehokkaasti. Agenda asettaa selkeät odotukset, jotta kaikki tietävät paitsi mitä käsitellään myös mitä heiltä odotetaan, ja se auttaa estämään keskusteluja poikkeamasta aiheesta. Saatat jopa huomata, että yrityksesi päätyy vähemmän kokouksiin, koska ne kokoukset, joita sinulla on, ovat paljon tehokkaampia!
Kokeile vilkaista tulevia kokouksia seuraavien viikkojen aikana. Onko niillä kaikilla oma agendansa? Jos ei, ota tämä merkkinä suunnittelun aloittamisesta.