Kokoukset ovat olennainen osa mitä tahansa yritystä. Kokouksen onnistuminen riippuu pitkälti järjestäjän kyvystä pitää keskustelu oleellisena, tuottavana ja tehokkaana.

Tässä blogissa käsittelemme vinkkejä, joiden avulla voit parantaa taitojasi kokousten vetäjänä. Näitä ovat esimerkiksi sunnittelu ja valmistelu, perussääntöjen asettaminen, tehokas ajankäyttö, aktiivinen kuuntelu, konfliktienratkaiseminen sekä suorituksesi arviointi ja pohdintaa.

Mitä tarkoittaa kokouksen järjestäjä?

Kokouksen järjestäjänä olet vastuussa myönteisen ja mukaansatempaavan ympäristön luomisessa, joka kannustaa osallistumaan, edistää yhteistyötä ja auttaa ryhmää saavuttamaan tavoitteensa. Vetäjän ensisijainen tehtävä on hallita kokousprosessia ja luoda mukava foorumi avoimelle ja rakentavalle viestinnälle.

Järjestäjä on vastuussa seuraavista asioista:

• Perussääntöjen luominen
• Keskustelun pitäminen oikealla tiellä
• Ajanhallinta
• Osallistaminen
• Varmistetaan, että kaikkia näkökulmia kuullaan

Vetäjät auttavat ryhmää myös ideoimaan, tekemään päätöksiä ja pääsemään tarvittaessa ratkaisuun.

Kokouksen järjestäjän parhaat vinkit

Pätevä järjestäjä on asiantunteva viestijä, joka on taitava tehtävien hallinnassa ja ongelmanratkaisussa. Heidän on pysyttävä puolueettomana osapuolena, eivätkä he saa antaa oman näkökulmansa vaikuttaa kokoukseen. Vetäjän keskeisenä tehtävänä on ohjata ryhmää saavuttamaan tavoitteensa edistämällä tuottavuutta ja tehokkuutta.

Suunnittele ja valmistaudu

Ennen kokousta, jonka järjestit, käytä aikaa suunnitteluun ja valmisteluun. Korosta mikä on kokouksen tarkoitus, aseta selkeät tavoitteet ja laadi agenda, jossa kerrotaanj käsiteltävät aiheet. Harkitse valkotaulun tai liikutettavan valkotaulun käyttämistä näiden tietojen viestimiseen kokouksen aikana, jotta ne ovat kaikkien osallistujien nähtävillä. Tämä takaa keskittyneemmän, tuottavamman ja tehokkaamman istunnon. Varmista myös, että agenda ja tarvittavat materiaalit toimitetaan osallistujille etukäteen.

Laadi perussäännöt

Aseta kokouksen alussa selkeät perussäännöt, joiden avulla luodaan kunnioittava ja tuottava ilmapiiri. Nämä voidaan listata lehtiötaululle tai valkotaululle, jotta voit tarvittaessa palata niihin. Kannusta aktiiviseen osallistumiseen ja varmista, että kaikilla on mahdollisuus puhua. Varmista myös, että sääntöjä noudatetaan koko kokouksen ajan, erityisesti jos joku osallistujista kyseenalaistaa ne.

Käytä aika tehokkaasti

Pysy aikataulussa ja hallitse aikaa tehokkaasti pitämällä keskustelu agendan aiheiden ympärillä. Tarkkaile kelloa ja säädä kokouksen tahtia tarpeen mukaan, jotta voit varmistaa, että kaikki esityslistan kohdat tullaan käsittelemään. Voit myös järjestää jatkokokouksen, jos siitä on hyötyä.

Kuuntele aktiivisesti

Harjoittele aktiivista kuuntelemista kiinnittämällä huomiota siihen, mitä sanotaan, ja osoittamalla, että ymmärrät. Selvitä mahdolliset väärinkäsitykset ja rohkaise osallistujia esittämään kysymyksiä ja antamaan palautetta.

Käsittele konfliktit

Käsittele mahdolliset konfliktit kunnioittavasti ja rakentavasti. Keskity mieluummin asioihin kuin asiaan liittyviin henkilöihin ja kannusta avoimeen ja rehelliseen viestintään. Tässä tapauksessa järjestäjä toimii sovittelijana ja pysyy puolueettomana.

Arvioi ja pohdi

Mieti kokouksen jälkeen, mikä meni hyvin ja mitä voitaisiin parantaa. Kannusta osallistujia rakentavaan palautteeseen, jotta voit tunnistaa kehityskohteet ja parantaa lähestymistapaa tuleviin kokouksiin. Sinun tulisi myös tarkistaa kokouksen alussa valkotaululle laadittu esityslista ja pohtia, onko kaikki aiheet käsitelty.

Mitä kokouksen järjestäjän kannattaa välttää

Kokouksen vetäjänä toimiminen ei ole helppo tehtävä, varsinkaan suuremmissa kokouksissa, joissa on paljon mielipiteitä, jotka halutaan tuoda esille. Seuraavassa käymme läpi asioita, joita kokouksen vetäjän kannattaa välttää:

Omien mielipiteiden tai puolueellisuuden ilmaiseminen

Järjestäjän tehtävänä on pysyä puolueettomana. Omien mielipiteiden ilmaisemista on vältettävä.

Keskustelun dominointi

Vetäjän tulisi kannustaa kaikkia osallistujia avoimeen viestintään ja yhteistyöhön sen sijaan, että hän dominoisi keskustelua. Varo puhumasta liikaa tai keskeyttämästä muita ja varmista, että kaikki osallistujat ovat mukana ja saavat sanoa sanottavansa.

Hyökkäävä asenne

Pysy rauhallisena ja kunnioittavana myös haastavissa tilanteissa. Niin vaikeaa kuin se voikin olla, yritä välttää vastakkainasettelua ja hyokkäävää asennetta. Sisällytä tämä käyttäytymissääntö myös perussääntöihin, jotta se koskee muitakin osallistujia.

Oletko valmis kokouksen järjestäjän rooliin?

Halusitpa sitten parantaa taitojasi tai ottaa ensimmäisen harppauksen kokousmoderaattorina, sinulla on nyt runko kokouksen ohjaamiseen. Pystyt luomaan turvallisen, kunnioittavan ja yhteistyöhön perustuvan ympäristön, joka rohkaisee kaikkia jäseniä osallistumaan ja tuomaan esiin ainutlaatuisia näkökulmiaan.

Tavoitteesi on auttaa osallistujia saavuttamaan kokouksen tavoitteet seuraavasti:

• Keskustelun pitäminen oleellisen ja tuottavana
• Ryhmädynamiikan hallinta
• Erimielisyyksien ratkaiseminen
• Agendan mukauttaminen
• Kuunteleminen ja tehokas reagointi

Sinun pitäisi myös pystyä mukauttamaan viestintätyyliäsi ryhmän tarpeisiin ja antamaan palautetta ja ehdotuksia, jotka auttavat parantamaan viestintää ja yhteistyötä. Käyttämällä tässä blogissa esitettyjä fasilitointitekniikoita voit auttaa tiimiä pääsemään yli kommunikaatioesteistä ja saavuttamaan tehokkaan kokouksen.