Onko osastosi ylikuormittunut viikoittaisista kokouksista, jotka häiritsevät heidän tuottavuuttaan? Atlassianin tutkimuksen mukaan 78 %* ihmisistä kokee olonsa ylikuormittuneeksi odotettujen kokousten määrästä, ja 51 %* tekee ylitöitä kompensoidakseen kokousten ylikuormitusta. Viesti on selvä: vietämme liikaa aikaa kokouksissa.
Olitpa tiiminvetäjä, esimies, projektipäällikkö, HR-ammattilainen tai osastonjohtaja, viikoittaiset tiimipalaverit ovat sinulle varmasti tuttuja. Ja tuskin yllättyisimme, jos olet kuullut valituksia kokousten ylikuormituksesta – tilastot puhuvat puolestaan. Mutta täytyykö kokouksia todella pitää joka viikko? Miten muuten varmistat, että tiimisi pysyy ajan tasalla?
Tässä blogissa tarkastelemme kahden viikon välein pidettävien kokousten hyötyjä. Tämä käytäntö kasvattaa suosiotaan ja tarjoaa tavan ylläpitää tehokasta viestintää ilman turhia keskeytyksiä. Opas auttaa sinua arvioimaan, voisivatko joka toinen viikko pidettävät kokoukset olla tiimillesi toimivampi ratkaisu kuin viikoittaiset tai kuukausittaiset tapaamiset – ja miten saat parhaan hyödyn ajasta, jonka vietät henkilöstön kanssa
Miksi harkita kahden viikon välein tapahtuvia kokouksia?
Olemme yritys, ja ymmärrämme sen – säännölliset tapaamiset ovat yksi parhaista tavoista auttaa työntekijöitäsi pysymään ajan tasalla ja yhteydessä toisiinsa. Voit lähettää kaikki haluamasi muistiot ja tiedotteet, mutta mikään ei voita kasvokkain tapaamista varmistaakseen, että viestit tulevat selkeästi vastaanotetuiksi ja ymmärrettäviksi. Se on tilaisuus varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla projektien, tavoitteiden ja tulosten suhteen, ja se on täydellinen alusta työntekijöillesi jakaa ideoita ja huolia.
Joillekin tiimeille viikoittaiset kokoukset ovat yksinkertaisesti liikaa. Kun työkuormat ovat suuria ja aikataulut täynnä, viikoittaiset tapaamiset voivat tuntua pelkältä velvollisuudelta, mahdollisesti jopa vaivalta. On riski, että ihmiset kamppailevat keskittymisen ja keskittymisen kanssa tiimikokouksissa, koska he huolehtivat tulevista määräajoista ja prioriteeteista. He saattavat jopa kieltäytyä kokouksesta kokonaan.
Ja silti kuukausikokous ei ehkä tunnu aivan oikealta – neljän viikon aikana voi tapahtua niin paljon, ja kuukauden päivitykset voivat olla paljon käsiteltäväksi yhdessä kokouksessa.
Kahden viikon välein pidettävien kokousten hyödyt
Kahden viikon välein järjestettävä tiimikokous tarjoaa rakenteellisen tavan jakaa projektien ja aloitteiden etenemistä sekä pitää kaikki ajan tasalla tärkeistä muutoksista ja päivityksistä.
Tällaiset kokoukset kannustavat yhteistyöhön, ideointiin ja uusien käsitteiden avaamiseen. Hyvä apuväline tähän on valkotaulu – yksinkertainen mutta tehokas työkalu, olipa kyseessä suuri seinälle kiinnitettävä malli tai pienempi, kannettava vaihtoehto toimistotilaan.
Siirtyminen viikoittaisista kokouksista kahden viikon välein pidettäviin voi helpottaa henkilöstön aikataulupainetta ja antaa enemmän aikaa keskittyä tavoitteiden saavuttamiseen. Samalla vältät kuukausittaisten kokousten riskin, jossa tärkeät uutiset ehtivät vanhentua lähes neljässä viikossa.
Kuinka järjestää tehokas kahden viikon välein pidettävä kokous
Kun kokoukset pidetään harvemmin, aikataulussa pysyminen on entistä tärkeämpää. Älä pidennä kokouksen kestoa vain siksi, että se on harvemmin – tämä voi olla haitallista. Tavoittele enintään 60 minuuttia, mieluiten 30–45 minuuttia.
Valmistaudu oikeilla työkaluilla, kuten suurella ja laadukkaalla lehtiötaulutelineellä, joka auttaa projektien aikataulujen ja tehtävien visuaalisessa seurannassa. Jos kokoukset pidetään eri tiloissa, kannettava ratkaisu, kuten Nobo Move & Meet liikutettava lehtiötauluteline, tarjoaa joustavuutta ja helpon siirtymisen tilasta toiseen. Kokouksen lopuksi käy läpi keskeiset kohdat ja jaa muistiinpanot sekä toimintalistat, jotta kaikki pysyvät samalla sivulla.
Parhaat käytännöt tehokkaiden kahden viikon välein pidettäviin kokouksiin
- Tule valmistautuneena selkeän agendan kanssa ja pidä se näkyvillä valkotaululla tai flipchartilla. Tämä auttaa osallistujia ymmärtämään kokouksen tarkoituksen ja odotukset.
- Huomioi erilaiset oppimistyylit – yhdistä visuaaliset ja auditiiviset elementit, jotta viesti menee perille kaikille.
- Pysy aikataulussa – se osoittaa kunnioitusta osallistujien aikaa kohtaan ja pitää kokoukset tehokkaina.
- Pidä energia korkealla pidemmissä kokouksissa lisäämällä ryhmäaktiviteetteja. Interaktiiviset työkalut, kuten Nobo Whiteboard Accessories Kit Bag, tuovat mukanaan monivärisiä kyniä, magneetteja ja muita elementtejä, jotka tekevät ideoinnista ja tiimityöstä tuottavaa ja hauskaa.
Pitäisikö yrityksesi siirtyä kahden viikon välein pidettäviin kokouksiin?
Jos haluat pitää tiimisi ajan tasalla ilman kokouskuormitusta, vastaus on todennäköisesti kyllä. Tämä malli ylläpitää tehokasta viestintää, vähentää keskeytyksiä ja tarjoaa säännöllisen alustan yhteistyölle ja ideoinnille.
Käytä hetki arvioidaksesi tiimisi tarpeet – saatat huomata, että joka toinen viikko pidettävä kokous parantaa viestintää ja suorituskykyä ilman uupumuksen riskiä.
Epävarma? Kokeile pilottijaksoa ja kerää palautetta tiimiltä. Säädä käytäntöä tarpeen mukaan, jotta löydät parhaan ratkaisun.
