Effectieve communicatie is een essentieel onderdeel van elke werkplek. Het zorgt niet alleen voor een productieve en efficiënte samenwerking, maar het helpt ook om een positieve en inclusieve werkomgeving te creëren.

Elk individu in een team kan echter anders communiceren. De sleutel tot effectieve communicatie is het begrijpen van deze verschillende communicatiestijlen, vaststellen hoe ze ontstaan en praktische strategieën opstellen om de communicatie te verbeteren. Door de verschillende communicatiestijlen goed te begrijpen, kunnen we onze interactie op het werk verbeteren, betere relaties tussen collega's opbouwen en de productiviteit verhogen.

De vier belangrijkste communicatiestijlen

Er zijn vier belangrijke communicatiestijlen die mensen kunnen hanteren. Vaak zullen mensen vooral één type communicatiestijl gebruiken, maar afhankelijk van de situatie kunnen mensen soms een mix van alle stijlen gebruiken.

Assertieve communicatie

Assertieve communicatie houdt in dat de spreker opkomt voor wat hij wil. Dit kan te maken hebben met hun eigen behoeften en welzijn, maar ook met de behoeften van anderen. Ze zijn meestal kalm, respectvol en beleefd, maar zullen vaak direct zijn en snel ter zake komen.

Assertieve communicatoren nemen graag projecten aan, maar zullen hun grenzen en die van anderen beschermen. Ze worden echter zelden overdreven agressief of defensief als ze communiceren. In plaats daarvan zullen ze proberen hun behoeften en gevoelens op een duidelijke manier over te brengen, terwijl ze ervoor zorgen dat andere mensen zich op hun gemak voelen. Ze zullen proberen samen te werken om tot een conclusie te komen die aan hun behoeften voldoet en ze zullen een compromis sluiten als dat nodig is.

Passieve communicatie

Passieve communicatoren zullen vaak stil zijn in discussies en vermijden om hun gedachten, gevoelens of ideeën te uiten. Ze vermijden meestal om een standpunt in te nemen in een debat en wachten tot iemand anders het voortouw neemt. Ze kunnen soms indirecte taal gebruiken om rond een onderwerp te praten in plaats van het direct aan te snijden, wat tot misverstanden kan leiden.

Mensen die een passieve communicatiestijl gebruiken, zullen vaak conflicten proberen te vermijden. Over het algemeen gaan ze graag met de stroom mee en zijn ze vrij makkelijk in de omgang, maar dit kan ook betekenen dat ze hun mond houden als er een probleem is. Ze kunnen moeite hebben om grenzen aan te geven en kunnen het moeilijk vinden om terug te deinzen en "nee" te zeggen als dat nodig is.

Agressieve communicatie

Mensen met een agressieve communicatiestijl zijn zelfverzekerd en direct. Ze domineren vaak het gesprek, onderbreken soms anderen en nemen de controle over de discussie over. Meestal is hun primaire doel om hun eigen punt over te brengen, om hun eigen behoeften over te brengen, vaak ten koste van anderen.

Agressieve communicatoren kunnen zo bot zijn dat ze soms onbeleefd zijn. Ze zijn vaak niet bereid om compromissen te sluiten met anderen en willen in plaats daarvan hun eigen zin krijgen. Hierdoor kunnen ze afwijzend staan tegenover de grenzen van anderen en soms zelfs vervallen in persoonlijke aanvallen op anderen.

Passief-agressieve communicatie

Zoals de naam al doet vermoeden, is een passief-agressieve communicatiestijl een mix van zowel de agressieve als de passieve communicatiestijl. Ze zien er aan de oppervlakte meestal passief uit, maar hebben agressievere doelen. Over het algemeen zullen ze hun behoeften niet duidelijk communiceren, wat tot misverstanden kan leiden.

Dit soort communicatoren zal vaak indirect zijn en vermijden om het probleem direct aan te pakken. Ze zeggen vaak niet wat ze bedoelen of gebruiken verhullende taal die ze later kunnen ontkennen. Ze willen directe conflicten vermijden, maar kunnen toch hun toevlucht nemen tot persoonlijke aanvallen, door middel van sarcasme of door anderen achter de rug om aan te spreken.

Hoe om te gaan met verschillende communicatiestijlen op het werk

Elk type communicatiestijl heeft een iets andere aanpak nodig om effectief te kunnen communiceren.

Hoe om te gaan met een assertieve communicator

Assertieve communicatoren waarderen directe gesprekken. Als je met een assertieve communicator spreekt, probeer dan beknopt en ter zake te spreken. Als je feedback geeft, wees dan eerlijk en probeer je te beperken tot praktische, bruikbare punten.

Moedig mensen met een assertieve communicatiestijl aan om hun ideeën te delen. Je moet hun perspectief altijd verbaal erkennen en respecteren, zelfs als je een andere mening hebt, maar je moet er niet voor terugschrikken om je eigen ideeën te uiten.

Hoe effectief communiceren als een assertieve communicator

Als je weet dat je een assertieve communicator bent, moet je soms geduld hebben in een discussie. Niet iedereen zal zo direct spreken als je wilt, maar je moet proberen kalm te blijven en mensen de kans geven om het punt te maken dat ze willen maken op de manier waarop ze dat willen doen. Houd er rekening mee dat sommige situaties verschillende communicatiestijlen vereisen.

Het kan ook nodig zijn om anderen gerust te stellen. Sommige mensen kunnen je directheid verwarren met botheid, dus wees je bewust van hoe anderen reageren op je toespraak en stel mensen gerust als dat nodig is, zodat ze begrijpen dat je uit een goede hoek komt.

Hoe je een passieve communicator kunt managen

Mensen die vaak een passieve communicatiestijl gebruiken, kunnen extra ondersteuning en aanmoediging nodig hebben om bij te dragen aan discussies. Dit kan inhouden dat je ze in een groepssetting rechtstreeks naar hun gedachten of meningen vraagt en dat je ervoor zorgt dat ze de ruimte hebben om hun mening te geven.

Het kan ook nuttig zijn om ervoor te zorgen dat je een omgeving creëert waarin ze zich op hun gemak voelen om hun mening te geven. Ze mogen zich niet onder druk gezet voelen om een bijdrage te leveren, maar moeten zich veilig voelen om zonder oordeel te spreken. Soms kan het nuttig zijn om een alternatief communicatieplatform aan te bieden. Hoewel sommige mensen het misschien niet prettig vinden om een punt in een groep naar voren te brengen, voelen ze zich misschien meer op hun gemak als ze één-op-één praten of via schriftelijke communicatie zoals e-mail.

Hoe effectief communiceren als een passieve communicator

Als je vaak de passieve communicatiestijl gebruikt, kan het nuttig zijn om assertiever taalgebruik te oefenen. Dit kan je helpen om je punt duidelijk te maken in discussies en ervoor te zorgen dat je de steun krijgt die je nodig hebt op het werk. Sommige mensen vinden het nuttig om voor een vergadering te repeteren wat ze willen zeggen, hoewel er vaak situaties zullen zijn waarin je spontaan moet zijn.

Zorg ervoor dat je weet wat je doelen en doelstellingen zijn. Stel grenzen voor jezelf en herinner jezelf eraan dat het OK is om "nee" te zeggen om je welzijn te beschermen. Sta open voor samenwerking en bespreek je behoeften en ideeën met anderen.

Hoe ga je om met een agressieve communicator

Als je omgaat met iemand met een agressieve communicatiestijl, is het belangrijk om kalm te blijven. Het kan gemakkelijk zijn om in de verdediging te schieten, vooral als iemand zijn toevlucht heeft genomen tot persoonlijke aanvallen, maar dit zal niet leiden tot effectieve communicatie. Vermijd in plaats daarvan zelf persoonlijke aanvallen en zorg ervoor dat het gesprek bij het onderwerp blijft. Concentreer je op wat ze eigenlijk proberen te zeggen en werk aan een oplossing.

Je moet er ook voor zorgen dat je grenzen stelt met agressieve communicatoren. Laat hen weten dat je op een professionele, respectvolle manier wilt worden aangesproken, en dat geldt voor iedereen in het team. Als iemand vaak en ernstig agressief is, moet je naar zijn of haar lijnmanager of HR gaan voor meer ondersteuning.

Hoe je effectief kunt communiceren als agressieve communicator

Als je merkt dat je op het werk een agressieve communicatiestijl gebruikt, kan het nuttig zijn om vast te stellen wat je aanzet tot agressie. Vaak communiceren mensen in een agressieve stijl vanwege frustratie of stress - probeer erachter te komen wat je in de richting van agressie drijft en bespreek dit met je manager om te proberen het probleem bij de oorzaak op te lossen.

Het kan ook helpen om even adem te halen voordat je reageert. Vaak reageren agressieve communicatoren voordat ze nadenken, wat kan resulteren in ongepast taalgebruik. Denk in plaats daarvan na voordat je iets zegt en probeer rekening te houden met de behoeften, gevoelens en grenzen van anderen.

Hoe om te gaan met een passief-agressieve communicator

Als je te maken hebt met een passief-agressieve communicator, moet je kalm en professioneel blijven. Concentreer je op de feiten in plaats van je te laten afleiden door hun gedrag. Als ze niet duidelijk communiceren, vraag ze dan om te verduidelijken wat ze zeggen. Soms is het beter om hen schriftelijk om opheldering te vragen, zodat er geen dubbelzinnigheid kan ontstaan.

Je moet hen aanmoedigen om direct en open te zijn. Zorg ervoor dat je een omgeving hebt gecreëerd waarin ze op hun gemak hun ware gedachten en behoeften kunnen uiten. Als iemand consequent passief-agressief gedrag vertoont, kan het nuttig zijn om dit in een één-op-één gesprek aan de orde te stellen. Vraag hen wat zij denken dat de oorzaak van het gedrag is en probeer tot een oplossing te komen.

Hoe effectief te communiceren als een passief-agressieve communicator

Als je neigingen hebt tot passief-agressieve communicatie, moet je proberen na te denken over de oorzaken van dit gedrag. Het kan zijn dat je je niet op je gemak voelt om direct te zijn in discussies, of je kunt het gevoel hebben dat er problemen zijn met mensen die niet worden aangepakt. Als je eenmaal de hoofdoorzaak kunt identificeren, praat er dan over met je manager of een ander geschikt kanaal. Probeer het zo snel mogelijk op te lossen in plaats van het te laten etteren, want dat kan het probleem verergeren.

Bedenk hoe je je problemen op een constructieve manier kunt communiceren. Probeer je frustraties te bespreken op een manier die leidt tot een oplossing of compromis met je collega's.

Tips om de communicatie op het werk te verbeteren

Hier volgen enkele praktische strategieën om de communicatie op het werk te verbeteren.

Creëer een omgeving voor open communicatie

Een van de belangrijkste manieren om de communicatie op het werk te verbeteren, is ervoor te zorgen dat je een omgeving hebt gecreëerd die open en eerlijke communicatie van alle teamleden bevordert. Iedereen moet zich op zijn gemak voelen en weten dat er zonder oordeel naar hem geluisterd wordt.

Het management moet de toon zetten voor effectieve communicatie. Je zult de norm moeten stellen door een assertieve communicatiestijl te gebruiken om anderen te laten zien dat het OK is om direct te spreken en tegelijkertijd empathisch te zijn naar anderen. Je moet opbouwende kritiek gebruiken als dat nodig is en altijd de perspectieven van mensen erkennen als die verschillen van die van jezelf.

Gebruik de juiste platforms voor de juiste discussies

Je moet er altijd naar streven om het juiste platform te gebruiken voor de juiste discussies. Als je bijvoorbeeld iets hebt waarbij je moet samenwerken, is een vergadering misschien het beste. Zo kan iedereen in het team meedenken en meepraten, maar ook zorgen uiten en aangeven waar ze extra ondersteuning van anderen nodig hebben.

Als je mensen echter alleen op de hoogte wilt brengen van iets, in plaats van om samenwerking te vragen, is een e-mail misschien de beste optie. Je kunt altijd beginnen met een e-mail, iedereen de informatie en de details laten doornemen en dan kijken of er een vervolgbijeenkomst nodig is.

Je moet niet alleen de juiste platforms gebruiken, maar ook de juiste hulpmiddelen. In een gezamenlijke vergadering kun je een whiteboard gebruiken om ieders ideeën te noteren. Zo weet iedereen dat er naar hem of haar geluisterd wordt en dat er rekening wordt gehouden met zijn of haar ideeën. Je kunt dan een foto maken van het whiteboard of iemand vragen om het in een document op te schrijven en het na de vergadering te delen, zodat er geen ideeën verloren gaan.

Verzamel regelmatig feedback

Tot slot moet je regelmatig feedback verzamelen van het team om hun mening te horen over de communicatiestijlen op de werkplek. Dit omvat de communicatiestijl van het management, de omgeving en hoe comfortabel ze zich voelen om hun mond open te doen. Je kunt ook vragen wat ze vinden van de manier waarop het team momenteel communiceert en welke verbeteringen er volgens hen mogelijk zijn. Streef ernaar om op basis van deze feedback te handelen en waar nodig wijzigingen aan te brengen.

Effectief communiceren op het werk met Nobo

Nobo heeft een reeks hulpmiddelen en werkplekoplossingen waarmee u het meeste uit uw werkplek kunt halen en kunt genieten van effectieve, productieve communicatie. Van mobiele whiteboards tot flipchart ezels, we hebben zeker wat je nodig hebt om het meeste uit je vergaderingen te halen.