W tym wpisie na blogu wyjaśnimy najczęstsze błędy popełniane w kwestii agend oraz jak sprawić, by Twoje spotkania przebiegały sprawniej – niezależnie od tego, czy jesteś liderem zespołu, menedżerem, kierownikiem projektu czy specjalistą HR.
Agendy są kluczowe dla skutecznego prowadzenia spotkań. Agenda spotkania nie tylko zapewnia, że każdy uczestnik ma jasność co do tematów do omówienia, dzięki czemu może przyjść przygotowany, ale także utrzymuje wszystko na właściwym torze i sprawia, że rozmowa jest produktywna. Jest mniejsze ryzyko, że spotkanie się przedłuży, a to pomaga promować odpowiedzialność. Mimo to badania wykazały, że tylko 37%* organizatorów deklaruje, że zawsze stosuje jakąś agendę. Może też brakować zrozumienia, co powinno zawierać porządek spotkań, co prowadzi do straty czasu i niezaangażowania uczestników – a żadne z tych rozwiązań nie jest idealne!
W tym wpisie na blogu wyjaśnimy najczęstsze błędy popełniane w kwestii agend oraz jak sprawić, by Twoje spotkania przebiegały sprawniej – niezależnie od tego, czy jesteś liderem zespołu, menedżerem, kierownikiem projektu czy specjalistą HR.
Najważniejszą rzeczą, którą należy wziąć pod uwagę przy planowaniu spotkania, jest zamierzony rezultat sesji. Bez tego spotkanie może się łatwo rozpadać – a tego nikt nie oczekuje! Brak jasno określonych celów może nie tylko prowadzić do zamieszania co do celu spotkania, ale także marnować dużo czasu – a umówmy się, nasz czas jest cenniejszy niż kiedykolwiek.
Rozwiązanie? Bądź zwięzły, dbając o to, by każdy punkt dyskusji był konkretny i łatwy do zrozumienia. Pomoce wizualne, takie jak tablice suchościeralne, to doskonały sposób na przedstawienie agendy i jasno określonych celów spotkań. To narzędzie komunikacji bez papieru jest nie tylko proste, ale i potężne, ale oferuje ogromny wybór różnych typów przestrzeni biurowych – od dużych tablic ściennych po mniejsze przenośne rozwiązania.
Łatwo jest poczuć się przytłoczonym lub zmęczonym, gdy masz zbyt wiele punktów w agendzie – nasz mózg może skupić się tylko na określonym znaczeniu naraz. Poza tym dużo bardziej prawdopodobne jest, że zabraknie czasu, jeśli próbujesz omówić więcej tematów, niż rozsądnie zmieści się w czasie spotkania.
Sugerujemy ograniczyć swój plan do 3-5 kluczowych tematów, aby wszyscy trzymali się właściwego planu i mogli prowadzić produktywne rozmowy, których naprawdę potrzebujesz w swojej firmie. Jeśli masz więcej do omówienia, lepszym rozwiązaniem będzie spotkanie uzupełniające. Dzięki temu możesz dać swoim ważnym tematom przestrzeń do dogłębnej analizy i utrzymać zaangażowanie wszystkich w sali.
Ciągle kończy ci się czas i pędzisz przez ostatnie punkty w swoim planie? Nie jesteś jedyny. Zarządzanie czasem jest jednym z najważniejszych czynników przy planowaniu agendy. Poza tym, że może to opóźnić zakończenie spotkania (co oznacza niezadowolonych współpracowników), ryzykujesz przegapić ważne informacje.
Nasza rada? Spójrz na tematy, które chcesz omówić podczas spotkania i zastanów się, ile czasu chcesz poświęcić na rozmowę o każdym z nich. Nie musisz koniecznie dzielić czasu na różne tematy, ale miej plan. Jeśli rozmowy się nasilą, możesz po prostu to zanotować i skontaktować się po spotkaniu. Danie każdemu punktowi agendy czasu na rozwinięcie się sprawia, że Ty i Twój zespół możecie być bardziej dokładni. Oczywiście ważne jest także zachowanie elastyczności i dostosowanie agendy do przebiegu dyskusji, więc trzeba znaleźć równowagę.
Bez widoczności porządku obrad przed spotkaniem, pracownicy prawdopodobnie poczują się nieprzygotowani i znacznie mniej skłonni do zaangażowania się w dyskusje. Ryzykujesz przegapienie cennych informacji, zwłaszcza od pracowników, którzy lepiej pracują, gdy potrafią planować z wyprzedzeniem – pamiętaj, że nie każdy potrafi szybko myśleć i to jest w porządku.
Wysłanie planu z wyprzedzeniem pomaga uczestnikom poczuć się przygotowanymi na wszelkie potrzebne fakty, liczby i aktualizacje, dzięki czemu są gotowi do udziału i zaangażowania. A gdy już wszystko będzie gotowe, napisz to gdzieś tak, gdzie wszyscy będą mogli zobaczyć podczas spotkania, na przykład na dużym flipchartie lub tablicy suchościeralnej, aby od razu przypomnieć, co jest omawiane od momentu wejścia do sali. Jeśli uczestnicy wiedzą, czego się spodziewać, są bardziej skłonni zaangażować się w dyskusje i burze mózgów. Jeśli będą one obecne na Twoim spotkaniu, nie zapomnij przygotować się ze wszystkimi akcesoriami potrzebnymi, aby wszyscy mogli efektywnie się zaangażować i uczestniczyć.
Nieprzydzielenie ról na spotkanie może skończyć się katastrofą. Przynajmniej zmarnowany czas, podczas gdy decydujesz, kto co będzie robił na początku spotkania. To pewny sposób, by od samego początku odłączyć wszystkich.
Ważne jest, aby wiedzieć, kto będzie prowadził, robił notatki, prowadził czas, kontrolował kontakty (i pełnił inne ważne role dla spotkania) z wyprzedzeniem, ponieważ nie jest to coś, co chcesz decydować na początku sesji. Dzięki temu każdy ma jasny cel i zrozumienie, kto za co odpowiada – a dzięki temu poczują się znacznie bardziej zorganizowani i produktywni. Wskazówka: osoba odpowiedzialna za robienie notatek skorzysta z dobrej jakości bloku do flipchartów, z dużą ilością miejsca do notatek i wystarczająco dużym, by każdy mógł go zobaczyć.
Gotowy, by sporządzić swój plan? Oto nasze kluczowe elementy skutecznego porządku obrad spotkań. Omówcie wszystkie te kwestie i cieszcie się efektywnym oraz owocnym spotkaniem.
· Jasna nazwa spotkania
· Data, godzina i miejsce, niezależnie od tego, czy jest to lokalizacja fizyczna, czy online
· Ogólny cel lub cel
· Lista punktów dyskusji z przydziałem czasu dla każdego z nich
· Zdecyduj, kto odpowiada za prowadzenie każdego punktu
· Lista uczestników
Kluczem do udanego spotkania jest szczegółowy porządek. Nie tylko pomaga to przebiegać sprawnie i zapobiega jego przeciągłemu przebiegowi, ale także pozwala uczestnikom przygotować się z wyprzedzeniem i skutecznie wnieść swój wkład. Agenda ustala jasne oczekiwania, dzięki czemu wszyscy wiedzą nie tylko, co jest poruszane, ale także co się od nich oczekuje, a także pomaga zapobiegać zbaczaniu rozmów z tematu. Możesz nawet zauważyć, że w twojej firmie będzie mniej spotkań, bo te, które się odbędą, będą znacznie bardziej efektywne!
Spróbuj przyjrzeć się spotkaniom, które masz w najbliższych tygodniach. Czy wszyscy mają jakiś cel? Jeśli nie, potraktuj to jako sygnał do planowania.