Czy Twój dział jest przytłoczony cotygodniowymi spotkaniami, które zakłócają ich produktywność? Według badania Atlassian, 78%* osób czuje się przytłoczonych liczbą spotkań, na które muszą uczestniczyć, a 51%* ostatecznie pracuje po godzinach, aby sprostać przeciążeniu spotkań. Przekaz jest jasny: spędzamy za dużo czasu na spotkaniach.
Niezależnie od tego, czy jesteś liderem zespołu, menedżerem, kierownikiem projektu, specjalistą HR czy szefem działu, cotygodniowe spotkania zespołu nie są dla Ciebie obce. I bylibyśmy zaskoczeni, gdybyś nie natknął się na skargi dotyczące przeciążenia spotkań podczas swojej pracy na stanowisku kierowniczym, biorąc pod uwagę powyższe statystyki. Ale musisz mieć cotygodniowe spotkania, prawda? W przeciwnym razie, jak inaczej twoi pracownicy będą na bieżąco?
W tym wpisie na blogu przyjrzymy się korzyściom płynącym z przejścia na spotkania odbywające się co dwa tygodnie. Ten pomysł zyskuje na popularności i jest jednym ze sposobów na utrzymanie skutecznej komunikacji bez niepotrzebnych zakłóceń. Ten przewodnik pomoże Ci określić, czy spotkania co dwa tygodnie będą dla Twojego zespołu bardziej udane niż cotygodniowe czy miesięczne, oraz jak najlepiej wykorzystać czas spędzony z pracownikami.
Dlaczego warto rozważyć spotkania co dwa tygodnie?
Jesteśmy firmą i rozumiemy to – regularne spotkania to jeden z najlepszych sposobów, by pomóc Twoim pracownikom pozostać na bieżąco i w kontakcie. Możesz wysyłać dowolne notatki i biuletyny, ale nic nie zastąpi spotkań twarzą w twarz, by wiadomości były jasno odebrane i zrozumiane. To okazja, by upewnić się, że wszyscy są na tej samej fali pod względem projektów, celów i efektów, a także idealna platforma dla współpracowników do dzielenia się pomysłami i obawami.
Dla niektórych drużyn cotygodniowe spotkania są po prostu zbyt intensywne. Gdy obciążenie jest duże, a grafiki napięte, cotygodniowe spotkania nadrabiające mogą wydawać się jedynie obowiązkiem, a nawet niedogodnością. Ryzykujesz, że ludzie będą mieli trudności z koncentracją podczas spotkań zespołu, bo martwią się o nadchodzące terminy i priorytety. Mogą nawet całkowicie odmówić spotkania.
A jednak comiesięczne spotkanie może też nie wydawać się do końca odpowiednie – w ciągu czterech tygodni może się wydarzyć bardzo wiele, a miesięczne aktualizacje to sporo do przekazania i przyswojenia w jednym spotkaniu.
Korzyści ze spotkań odbywających się co dwa tygodnie
Spotkanie odbywające się co dwa tygodnie może dostarczać podobne uporządkowane aktualizacje, pozwalając członkom dzielić się postępami w projektach i inicjatywach, informując pozostałych o wszelkich zmianach lub istotnych aktualizacjach.
Dwutygodniowe spotkania zespołu to świetny sposób na zachęcanie do współpracy, burzę mózgów i wyjaśnianie nowych koncepcji, a skutecznym sposobem jest przeglądanie tablicy. To narzędzie komunikacji bez papieru jest proste, ale skuteczne, niezależnie od tego, czy wybierzesz dużą, ścienną lub mniejszą przenośną wersję do swojego biura.
Organizowanie spotkań zespołowych co dwa tygodnie zamiast co tydzień może pomóc zmniejszyć presję czasową na pracowników, uwalniając im czas na dążenie do realizacji swoich celów. A wybór spotkań co dwa tygodnie zamiast miesięcznych sprawia, że pracownicy nadal otrzymują kluczowe informacje na bieżąco, bez ryzyka, że wiadomości będą niemal czterotygodniowe.
Jak prowadzić skuteczne spotkanie odbywające się dwa tygodnie
Skoro już omówiliśmy korzyści, jak możemy zapewnić, że te spotkania będą owocne?
Jeśli przechodzisz z tygodnia na co dwa tygodnie, będziesz dostarczać więcej informacji w podobnym czasie, więc kluczowe jest trzymanie się kursu. I nie czuj potrzeby przedłużania czasu spotkania tylko dlatego, że zdarza się rzadziej – to jest nieproduktywne. Celuj w nie więcej niż 60 minut – jeszcze lepiej 30-45 minut. Bądź przygotowany do odpowiednich narzędzi, by utrzymać wszystkich skupionych, takich jak duży, dobrej jakości flipchart. Jest to niezbędne do wizualnego śledzenia harmonogramów projektów i zadań.
Spotkania zespołowe często odbywają się w różnych biurach, dlatego korzystanie z przenośnego rozwiązania, takiego jak Nobo Move & Meet Mobile Magnetic Flipchart Easel, zapewnia elastyczność, umożliwiając łatwe przechodzenie między biurami a salami konferencyjnymi.
W zależności od charakteru spotkania zespołowego, ważne jest, aby poświęcić czas na refleksję, a flipcharty są bardzo przydatnym sposobem. I nie zapomnij podsumować kluczowych punktów oraz przekazać notatki i punkty działania.
Najlepsze praktyki prowadzenia skutecznych spotkań odbywających się dwa tygodnie
Jeśli decydujesz się na spotkania co dwa tygodnie, musisz dobrze wykorzystać swój czas, dlatego organizacja jest kluczowa. Przyjdź przygotowany z agendą, zapisaną na wizualnym aspekcie, takim jak tablica suchościeralna czy flipchart, aby każdy uczestnik wiedział, dlaczego jest obecny i czego się nauczy podczas spotkania. Niektórzy uczą się wzrokowo, inni są bardziej nastawieni na słuch, więc najlepiej mieć oba aspekty, by lepiej zrozumieć i sprostać różnym typom uczniów.
Trzymaj się planu i trzymaj się swojego planu – to pokazuje, że szanujesz cenny czas i napięte grafiki wszystkich. Jasny (i widoczny) program pomoże Ci pozostać odpowiedzialnym za dyskusję i utrzymać sprawny przebieg wydarzeń. Wszyscy wiemy, jak frustrujące jest, gdy spotkanie się przedłuża – a co gorsza, gdy jest to spotkanie powtarzające się!
Na dłuższe spotkania zespołowe utrzymuj zaangażowanie wszystkich i podnieś energię w pomieszczeniu, włączając zajęcia grupowe z interaktywnymi narzędziami, takimi jak torba Nobo Whiteboard Accessories Kit Pack. Wyposażony w praktyczne elementy, takie jak wielokolorowe pióra do tablicy, magnesy, magnetyczne kwadraty do pisania, taśma kratowa, mini tablice suchościeralne i mini długopisy do tablic, jest idealny do zachęcania do produktywnej pracy zespołowej – co często przekłada się na doskonałe rezultaty.
Czy Twoja firma powinna wprowadzać spotkania co dwa tygodnie?
Jeśli chcesz informować pracowników o krok bez presji na ich czas, odpowiedź brzmi zdecydowanie tak. Dzięki korzyściom takim jak utrzymanie skutecznej komunikacji bez zbędnych zakłóceń oraz zapewnienie stałej platformy do wymiany pomysłów i obaw przez Twoich współpracowników, jesteśmy przekonani, że podejście co dwa tygodnie to skuteczny sposób, by Ty i Twój zespół mogli pozostać w kontakcie.
Dlaczego nie poświęcić czasu na ocenę własnej dynamiki zespołu i potrzeb komunikacyjnych? Możesz odkryć, że spotkania co dwa tygodnie są rozwiązaniem, którego potrzebuje Twoja firma, aby poprawić komunikację i efektywność bez ryzyka wypalenia.
Wciąż niepewny? Rozważ okres próbny spotkań co dwa tygodnie, aby zobaczyć, jak Twój zespół zareaguje. Zbieraj opinie i dostosowuj się odpowiednio, aby spełniać potrzeby wszystkich. Wkrótce poznasz odpowiedź.
