Firmy na całym świecie stoją w obliczu silnej konkurencji i stale rosnących wymagań klientów. Aby pozostać na czele, organizacje muszą stale oceniać i optymalizować swoje działania. Jednym z potężnych narzędzi, które zyskało na znaczeniu w ostatnich latach, jest mapowanie strumienia wartości (VSM). VSM to wizualna i analityczna technika wykorzystywana do identyfikacji i eliminacji marnotrawstwa, usprawniania procesów i poprawy ogólnej wydajności biznesowej. W tym wpisie na blogu omówimy bardziej szczegółowo mapowanie strumienia wartości, jak można je zastosować w praktyce oraz najlepsze narzędzia, które Ci w tym pomogą.

Co to jest mapowanie strumienia wartości?

Mapowanie strumienia wartości to czynność polegająca na stworzeniu wizualnej reprezentacji całego procesu lub "strumienia wartości", przez który przechodzi produkt lub usługa, od początkowego żądania klienta do jego dostawy. Mapa ta pomaga zidentyfikować zarówno działania przynoszące wartość dodaną, jak i działania nieprzynoszące wartości dodanej (marnotrawstwo), umożliwiając firmom systematyczną optymalizację procesów.

Jakie są kluczowe zasady mapowania strumienia wartości?

• Zorientowanie na klienta

VSM rozpoczyna się od dogłębnego zrozumienia potrzeb klienta i dostosowania wszystkich działań w celu skutecznego zaspokojenia tych potrzeb.

• Optymalizacja przepływu

Ma na celu ustanowienie płynnego i nieprzerwanego przepływu pracy przez strumień wartości, redukując opóźnienia i wąskie gardła.

• Redukcja marnotrawstwa

VSM identyfikuje i eliminuje różne rodzaje marnotrawstwa, takie jak nadprodukcja, czasy oczekiwania, defekty i nadwyżki zapasów.

• Ciągłe doskonalenie

Proces VSM trwa, zachęcając organizacje do ciągłego poszukiwania sposobów na usprawnienie swoich działań.

Jak przeprowadzić mapowanie strumienia wartości

Najlepszym sposobem na przeprowadzenie VSM jest spotkanie. Może być częścią spotkania lub stanowić podstawę całego slotu. W notatkach ze spotkania należy dokładnie podkreślić, co zostanie przedstawione uczestnikom. Mapą wartości może być droga produktu od surowców do klienta lub konkretny proces w firmie, który wymaga usprawnienia.

Wybierając uczestników, upewnij się, że zaangażujesz wszystkich członków zespołu, którzy mogą wnieść cenny wkład i/lub tych, na których będą miały wpływ wszelkie decyzje, które mogą zostać podjęte w wyniku VSM. Zebranie wielofunkcyjnego zespołu zapewnia całościowe spojrzenie na proces, który będzie mapowany.

Świetnym sposobem na rozpoczęcie jest mapowanie obecnego stanu. Narysuj oś czasu od lewej do prawej, która przedstawia proces od początku do końca. Możesz używać symboli, etykiet i kolorowych długopisów, aby wyróżnić różne elementy. Na początek najczęściej stosowane symbole to:

• Prostokąty - procesy
• Trójkąty - zapasy
• Strzałki - przepływ
• Diamenty - punkty decyzyjne

Podczas mapowania stanu bieżącego można uzupełnić wizualną reprezentację o dane, identyfikację odpadów i metryki.

Następnie można przejść do mapowania stanu przyszłego. Czasami zaczyna się to od burzy mózgów na temat potencjalnych ulepszeń na podstawie mapowania obecnego stanu. Jako zespół możecie stworzyć mapę idealnego procesu, a nawet przeliczyć wskaźniki, aby zobaczyć wpływ potencjalnych ulepszeń.

Będziesz musiał informować wszystkich odpowiednich interesariuszy o zmianach po sesji VSM i zapewnić szkolenia w razie potrzeby, aby upewnić się, że wszyscy rozumieją i mogą dostosować się do nowego procesu.

Narzędzia do mapowania strumienia wartości

Uzyskanie wizualnego elementu mapowania strumienia wartości jest ważne, w przeciwnym razie technika ta jest nieskuteczna. Do tworzenia skutecznych diagramów VSM potrzebne są odpowiednie narzędzia.

• Papier i tablice

Czasami najprostsze narzędzia są najskuteczniejsze. Diagramy VSM można tworzyć przy użyciu papieru i tablic podczas sesji burzy mózgów lub wspólnych warsztatów. Członkowie zespołu mogą rysować i opisywać mapę ręcznie.

• Karteczki samoprzylepne

Karteczki samoprzylepne mogą być używane w połączeniu z tablicą lub dużym arkuszem papieru. Są przydatne do przechwytywania informacji, oznaczania etapów procesu i łatwej zmiany położenia elementów podczas burzy mózgów i sesji mapowania.

 

• Excel

Microsoft Excel to wszechstronne narzędzie do tworzenia podstawowych diagramów VSM. Możesz użyć kształtów i linii programu Excel do reprezentowania etapów procesu i przepływów. Chociaż może nie zapewniać wizualnej atrakcyjności specjalistycznego oprogramowania VSM, jest łatwo dostępne i przyjazne dla użytkownika.

• Microsoft Visio

Microsoft Visio to dedykowane narzędzie do tworzenia diagramów, które oferuje szablony VSM. Zapewnia bardziej uporządkowany i profesjonalny sposób tworzenia diagramów VSM, z kształtami i symbolami zaprojektowanymi specjalnie do mapowania.

• Lucidchart

Lucidchart to narzędzie do tworzenia diagramów online, które oferuje szablony do tworzenia diagramów VSM. Umożliwia współpracę, pozwalając wielu członkom zespołu na jednoczesną pracę nad tym samym diagramem. Lucidchart integruje się również z innym oprogramowaniem biznesowym, takim jak Microsoft Office i Google Workspace.

• Visme

Visme to wszechstronne narzędzie online do projektowania i tworzenia infografik, które może być używane do tworzenia diagramów VSM. Oferuje szeroką gamę ikon, kształtów i szablonów do reprezentowania różnych elementów strumienia wartości. Jest przyjazny dla użytkownika i może pomóc w tworzeniu atrakcyjnych wizualnie diagramów.

• Miro

Miro to internetowa platforma do tworzenia tablic zaprojektowana do współpracy wizualnej. To doskonałe rozwiązanie dla wirtualnych zespołów lub zdalnych warsztatów. Możesz tworzyć diagramy VSM, dodawać notatki i współpracować w czasie rzeczywistym.

• SmartDraw

SmartDraw to oprogramowanie do tworzenia diagramów, które zapewnia szablony dla VSM i innych diagramów. Oferuje wiele opcji dostosowywania i integruje się z pakietem Microsoft Office i innymi narzędziami.

• Tallyfy

Tallyfy to narzędzie do zarządzania procesami i automatyzacji przepływu pracy, które może być używane do tworzenia diagramów VSM. Jest to szczególnie przydatne, jeśli chcesz jednocześnie dokumentować i automatyzować procesy strumienia wartości.

• Kumu

Kumu to platforma internetowa do tworzenia map systemowych, które można dostosować do mapowania strumienia wartości. Jest to bardziej zaawansowane narzędzie do wizualizacji złożonych systemów i relacji w ramach strumienia wartości.

• Gliffy

Gliffy to internetowe narzędzie do tworzenia diagramów, które oferuje szablony dla VSM. Jest łatwy w użyciu i zapewnia funkcje współpracy do mapowania zespołowego.

Wybierając narzędzie biurowe do mapowania strumienia wartości, należy wziąć pod uwagę preferencje zespołu, złożoność procesów i to, czy potrzebne są funkcje współpracy w czasie rzeczywistym. Właściwe narzędzie dla Twojej firmy będzie zależeć od konkretnych potrzeb i poziomu szczegółowości, który chcesz uchwycić na diagramach VSM.