Het succes van elk bedrijf hangt af van het vermogen om zich aan te passen, te innoveren en strategisch te navigeren door uitdagingen en kansen. Centraal hierbij staan strategiemeetings - belangrijke bijeenkomsten waar teams samenkomen om te brainstormen, te plannen en de koers voor de toekomst uit te zetten.

Het organiseren van een effectieve strategiemeeting vereist de juiste hulpmiddelen en middelen om samenwerking te ondersteunen, communicatie te stroomlijnen en bruikbare resultaten te behalen. In deze blog bespreken we de beste en essentiële tools en technologieën die nodig zijn voor succesvolle strategiemeetings. Van de voorbereiding vóór de vergadering tot de follow-up na de vergadering, we zullen onderzoeken hoe het gebruik van de juiste hulpmiddelen de productiviteit kan verhogen, de creativiteit kan stimuleren en uiteindelijk uw organisatie naar haar doelen kan leiden.

Wat is een strategievergadering?

Een strategievergadering is een gelegenheid voor relevante belanghebbenden om samen te komen en te bespreken hoe ze het beste een effectieve strategie voor het bedrijf kunnen bedenken en uitvoeren. Meestal zal dit gaan over hoe het bedrijf efficiënt en succesvol gebruik kan maken van middelen om zijn doelen te bereiken.

Idealiter heeft het leiderschap al een bedrijfsstrategie geformuleerd die klaar is om geïmplementeerd te worden. Vervolgens moeten de belanghebbenden bepalen hoe die strategie het beste kan worden uitgevoerd.

Het belang van strategiebijeenkomsten

Een bedrijfsstrategie is meestal een uitgebreide, overkoepelende doelstelling. Daarom is het belangrijk om deze strategie op te splitsen in kleinere, beter beheersbare doelen. Een strategievergadering maakt het mogelijk om precies dit te doen.

Een strategievergadering betekent ook dat belanghebbenden uit het hele bedrijf samen kunnen komen om hun inzichten en ervaring te delen, zodat de strategie haalbaar is voor het hele bedrijf. Door samen te werken kan een uitgebreid en gedetailleerd plan worden opgesteld dat door elk lid van het bedrijf kan worden gevolgd.

Tijdens een strategievergadering krijgen mensen van alle afdelingen de kans om bij te dragen aan de beste manier om de bedrijfsstrategie uit te voeren. Ze kunnen ook hun bezorgdheid uiten over mogelijke uitdagingen en hebben de kans om noodplannen op te stellen.

Een strategievergadering is dus essentieel voor een bedrijf om zijn strategie met succes uit te voeren. Het geeft belanghebbenden duidelijke en haalbare doelen en richting, zodat iedereen weet waar het bedrijf naartoe gaat en hoe ze daar samen zullen komen.

Welke hulpmiddelen zijn er nodig voor een strategievergadering?

Om de effectiviteit van je strategievergadering te maximaliseren, is het belangrijk om de juiste hulpmiddelen te gebruiken. Er zijn drie hoofdfasen voor je strategiebijeenkomst - de voorvergadering, de bijeenkomst zelf en de navergadering - die allemaal verschillende tools vereisen.

Essentiële tools voor de voorvergadering

Voorafgaand aan de strategiebijeenkomst is het je doel om de benodigde mensen te verzamelen en een ruimte te creëren om documenten en kennis te delen. Je zult dus gebruik moeten maken van planningsapps om ervoor te zorgen dat iedereen weet waar en wanneer de vergadering plaatsvindt en om een samenwerkingsplatform op te zetten.

Planning

Je bedrijf gebruikt misschien al een plannings- en/of kalenderapp om vergaderingen te organiseren, en het is het beste om de app te gebruiken waarmee je collega's al vertrouwd zijn. Maak bij het plannen van de vergadering duidelijk waar de vergadering zal plaatsvinden. Als de vergadering virtueel wordt gehouden via een videogesprek, geef dan duidelijke instructies over hoe je kunt deelnemen aan de uitnodiging.

Als de vergadering persoonlijk wordt gehouden, bedenk dan of iemand op afstand moet inbellen. Dit kan het geval zijn als je hybride werknemers hebt en/of personen die in het buitenland werken. Zorg ervoor dat uw vergaderruimte over de nodige apparatuur beschikt, zoals een telefoon voor conferentiegesprekken of een laptop voor personen die via video kunnen deelnemen.

Communicatie en samenwerking

De periode voorafgaand aan de vergadering is een goed moment om uw ruimte voor samenwerking en het delen van bestanden op te bouwen. Als je dit al voor de vergadering hebt ingesteld, heb je een ruimte om documenten te delen die mensen voor de strategievergadering moeten lezen. Het betekent ook dat mensen het na de vergadering meteen kunnen gebruiken, zodat iedereen meteen aan de slag kan.

Misschien gebruikt je bedrijf al een specifieke communicatie/messaging app, zoals Slack of Microsoft Teams. Als dat zo is, kun je een speciaal kanaal maken voor de strategievergadering en iedereen daaraan toevoegen, zodat ze met elkaar kunnen communiceren over het project.

Als je gaat samenwerken aan documenten, heb je misschien een specifieker platform nodig voor het delen van documenten, zoals Google Workspace. Hiermee kunnen individuen samen aan documenten werken en is er een eenvoudige koppeling met Google Chat en Google Meet, die kunnen worden gebruikt voor communicatie en vergaderingen op afstand.

Als het project meer diepgaande samenwerking vereist, kan een uitgebreider projectmanagementplatform nodig zijn, zoals Basecamp of Monday.com. Hiermee kun je tickets aanmaken en toewijzen, deadlines instellen en alles op één plek zetten en gemakkelijk toegankelijk maken voor belanghebbenden.

Hulpmiddelen voor tijdens de strategiebijeenkomst

Tijdens de strategiebijeenkomst moet je ervoor zorgen dat er duidelijke manieren zijn om met de deelnemers te communiceren en dat er voldoende gelegenheid is om samen te werken en vast te leggen wat er is gezegd.

Presentaties

Het kan nuttig zijn om in een strategievergadering een presentatie op te nemen die de bedrijfsdoelstellingen uiteenzet. Als het als inleiding wordt gebruikt, geeft het de aanwezigen een duidelijk idee van wat de doelen zijn, welke middelen beschikbaar zijn en met welke tijdschema's rekening moet worden gehouden.

Als je een presentatie gebruikt in je strategiebijeenkomst, moet je presentatiemiddelen gebruiken zoals projectieschermen. Een draagbaar projectiescherm kan nuttig zijn als u doorlopende strategievergaderingen houdt en in verschillende vergaderzalen vergadert, of als u een vergaderzaal kiest waar al een projectiescherm aan de muur hangt.

Nobo heeft verschillende projectieschermen in verschillende maten, die perfect zijn voor allerlei soorten vergaderingen. Onze projectieschermen leveren een scherp, gedetailleerd beeld dat gemakkelijk kan worden bekeken door alle aanwezigen, zodat iedereen altijd op dezelfde golflengte zit. Onze draagbare projectieschermen kunnen eenvoudig worden opgeruimd als ze niet worden gebruikt, en onze wandschermen kunnen over een whiteboard worden geplaatst en vervolgens worden opgeborgen als de presentatie klaar is en de samenwerking begint.

Samenwerken

Tijdens de strategievergadering wil je kunnen brainstormen en ideeën vastleggen. Een van de beste manieren om dit te doen is het gebruik van een whiteboard. Met een groot whiteboard kun je vragen, uitdagingen en oplossingen noteren die tijdens de vergadering naar voren komen, zodat mensen precies kunnen zien wat er aan de hand is.

Het kan handig zijn om je notities op het whiteboard te voorzien van een kleurcode, zodat alles duidelijk en beknopt blijft. Nobo biedt een handige whiteboard accessoire- en reinigingskit die gekleurde droog uitwisbare stiften, magneten, schoonmaakdoekjes en een whiteboardgum bevat, zodat u alles hebt wat u nodig hebt voor een productieve strategievergadering.

Als u gezamenlijk aantekeningen wilt maken en deze wilt bewaren, hebt u een flip-over nodig. Met een flip-over kun je elke pagina gebruiken voor verschillende benaderingen of afdelingen, en ze dan allemaal samenvoegen door ze bijvoorbeeld op een magnetisch whiteboard te bevestigen. Na de vergadering kun je de pagina's bewaren en misschien een deelnemer vragen om ze op te schrijven in een soft copy, of foto's maken en ze uploaden naar je samenwerkingsplatform zodat mensen ze kunnen raadplegen.

Notities maken

Tot slot moet je ervoor zorgen dat deelnemers hebben wat ze nodig hebben om hun eigen notities te maken. Dit kan in notitieblokken zijn, in welk geval je misschien reservepennen bij de hand moet hebben om vertragingen tijdens de vergadering te voorkomen.

Sommige mensen maken misschien liever aantekeningen op hun eigen laptop. In dit geval moet je ervoor zorgen dat de vergaderruimte voldoende oplaadpunten heeft, zodat mensen tijdens de hele vergadering van stroom kunnen blijven voorzien.

Tools voor na de vergadering voor follow-up en uitvoering

We hebben al besproken hoe je samenwerkingstools en projectmanagementsoftware moet gebruiken om effectief uit te voeren wat er uit je strategievergaderingen komt. De periode na de vergadering moet ook de gelegenheid bieden om te analyseren, aan te passen en feedback te verzamelen.

Gegevensanalyse

Het analyseren van gegevens is een belangrijk onderdeel om ervoor te zorgen dat je strategiebijeenkomst zijn doelen bereikt. Daarom moet je gegevens verzamelen tijdens de periode na de vergadering. Deze gegevens moeten overeenkomen met je bedrijfsdoelen en -doelstellingen - dus als je bedrijfsstrategie het verhogen van de verkoop inhoudt, moet je verkoopgegevens verzamelen en bijhouden.

Het zal nuttig zijn om na de eerste strategiebijeenkomst follow-upbijeenkomsten te houden om ervoor te zorgen dat alles op schema blijft. Tijdens deze bijeenkomsten moet je de verzamelde gegevens presenteren, zodat de resultaten kunnen worden besproken en het plan kan worden aangepast als de cijfers moeten worden verbeterd.

Feedback en enquêtetools

Je moet ernaar streven om doorlopend feedback te verzamelen tijdens de hele projectperiode. Dit zorgt ervoor dat iedereen de gelegenheid heeft om eventuele zorgen die na de vergadering naar voren zijn gekomen, te bespreken. Vaak is niet met alles rekening gehouden en kunnen er pas problemen ontstaan als het project al loopt. Je kunt enquêtetools zoals SurveyMonkey of Google Forms gebruiken om enquêtes op te stellen en feedback te krijgen.

Door regelmatig feedback van belanghebbenden te verzamelen, kun je ervoor zorgen dat geen enkel probleem onder de radar verdwijnt. Je kunt je lopende strategievergaderingen gebruiken om problemen aan te pakken en oplossingen te vinden met andere belanghebbenden. Dit zal de succesvolle uitvoering van de bedrijfsstrategie ondersteunen.

Bent u klaar voor uw strategievergadering?

Nobo heeft een reeks praktische hulpmiddelen en werkplekoplossingen om effectieve en efficiënte vergaderingen te ondersteunen. Van whiteboards tot projectietools, bewegwijzering en planborden, wij hebben alles wat je nodig hebt om georganiseerd en productief te blijven. Neem vandaag nog een kijkje in ons assortiment om te zien wat we voor jouw bedrijf kunnen betekenen.