Is jouw afdeling overweldigd door wekelijkse vergaderingen die de productiviteit verstoren? Volgens een studie van Atlassian voelt 78%* van de mensen zich overweldigd door het aantal vergaderingen dat ze moeten bijwonen, en 51%* werkt zelfs over om de vergaderdruk op te vangen. De boodschap is duidelijk: we besteden te veel tijd aan vergaderingen.
Of je nu teamleider, manager, projectmanager, HR-professional of afdelingshoofd bent, je kent vast de wekelijkse teammeeting. En we zouden verbaasd zijn als je nog nooit klachten hebt gehoord over vergaderoverload tijdens je tijd in een leidinggevende rol, gezien de bovenstaande statistieken. Maar je moet toch wekelijkse vergaderingen hebben, toch? Anders, hoe blijven je medewerkers op de hoogte?
In deze blogpost onderzoeken we de voordelen van het overschakelen naar tweewekelijkse vergaderingen. Dit idee wint aan populariteit en is een manier om effectieve communicatie te behouden zonder onnodige onderbrekingen. Deze gids helpt je bepalen of vergaderingen om de week succesvoller zullen zijn voor jouw team dan wekelijkse of maandelijkse meetings, en hoe je het meeste haalt uit de tijd die je met je medewerkers hebt.
Waarom tweewekelijkse vergaderingen overwegen?
We begrijpen het – regelmatige vergaderingen zijn een van de beste manieren om medewerkers geïnformeerd en verbonden te houden. Je kunt zoveel memo’s en nieuwsbrieven sturen als je wilt, maar niets werkt zo goed als een face-to-face overleg om ervoor te zorgen dat boodschappen duidelijk worden ontvangen en begrepen. Het is een kans om iedereen op één lijn te brengen wat betreft projecten, doelen en resultaten, en het biedt een platform voor collega’s om ideeën en zorgen te delen.
Voor sommige teams zijn wekelijkse vergaderingen gewoon te veel. Wanneer de werkdruk hoog is en agenda’s vol zitten, kunnen wekelijkse catch-ups aanvoelen als een verplichting – misschien zelfs als een hinder. Je loopt het risico dat mensen moeite hebben om zich te concentreren tijdens vergaderingen, omdat ze zich zorgen maken over deadlines en prioriteiten. Sommigen slaan de meeting zelfs helemaal over.
En toch lijkt een maandelijkse vergadering ook niet ideaal – er kan veel gebeuren in vier weken, en een maand aan updates kan overweldigend zijn om in één sessie te behandelen.
Voordelen van tweewekelijkse vergaderingen
Een tweewekelijkse meeting biedt gestructureerde updates, waarbij teamleden hun voortgang delen en iedereen op de hoogte blijft van veranderingen of belangrijke updates.
Tweewekelijkse teamvergaderingen zijn een geweldige manier om samenwerking te stimuleren, ideeën te brainstormen en nieuwe concepten uit te leggen. Een effectieve manier om dit te doen is met een whiteboard – een eenvoudig maar krachtig hulpmiddel, of je nu kiest voor een groot wandmodel of een draagbare optie voor je kantoor.
Door je teamvergadering om de week te organiseren in plaats van wekelijks, verlicht je de tijdsdruk voor je medewerkers, zodat ze meer tijd hebben om hun doelen te bereiken. En door te kiezen voor tweewekelijkse vergaderingen in plaats van maandelijkse, zorg je ervoor dat informatie nog steeds tijdig wordt gedeeld, zonder dat nieuws bijna vier weken oud is.
Hoe organiseer je een effectieve tweewekelijkse meeting?
Nu we de voordelen hebben besproken, hoe zorg je ervoor dat deze vergaderingen productief zijn?
Als je overstapt van wekelijks naar om de week, zul je meer informatie moeten delen in een vergelijkbare tijdsduur, dus op koers blijven is cruciaal. Voel niet de behoefte om de vergadertijd te verlengen omdat deze minder vaak plaatsvindt – dat werkt averechts. Streef naar maximaal 60 minuten, idealiter 30-45 minuten. Zorg dat je de juiste tools hebt om iedereen gefocust te houden, zoals een groot, kwalitatief flipchart. Dit is essentieel om projecttimelines en taken visueel bij te houden.
Teamvergaderingen vinden vaak plaats in verschillende ruimtes, dus een draagbare oplossing zoals de Nobo Move & Meet Mobiele Magnetische Flipover biedt flexibiliteit en maakt het eenvoudig om tussen kantoorruimtes en vergaderzalen te verplaatsen.
Afhankelijk van de aard van je teammeeting kan het belangrijk zijn om tijd te nemen voor reflectie, en flipchartblokken zijn een nuttige manier om dit te doen. Vergeet niet om af te sluiten met een samenvatting van de belangrijkste punten en een follow-up met notities en actiepunten.
Best practices voor effectieve tweewekelijkse vergaderingen
Als je kiest voor tweewekelijkse meetings, moet je je tijd goed benutten, dus organisatie is cruciaal. Kom voorbereid met een agenda, zichtbaar op een whiteboard of flipover, zodat elke deelnemer weet waarom hij of zij aanwezig is en wat er tijdens de meeting wordt besproken. Sommige mensen leren visueel, anderen auditief, dus het is het beste om beide te combineren om begrip te vergroten en diverse leerstijlen te ondersteunen.
Blijf op koers en houd je aan de agenda – het toont respect voor ieders kostbare tijd en drukke schema’s. Een duidelijke (en zichtbare) agenda helpt je verantwoordelijk te blijven voor de discussie en zorgt voor een soepele voortgang. We weten allemaal hoe frustrerend het is als een meeting uitloopt – vooral als het een terugkerende meeting is!
Voor langere vergaderingen kun je de energie in de ruimte verhogen door groepsactiviteiten met interactieve tools, zoals de Nobo Whiteboard Accessoires Kit Bag. Deze bevat handige items zoals multicolour markers, magneten, magnetische schrijfvakken, rastertape, mini-whiteboards en mini-markers – perfect om productieve samenwerking te stimuleren, wat vaak leidt tot uitstekende resultaten.roductief teamwork te stimuleren – wat vaak leidt tot uitstekende output.
Moet jouw bedrijf tweewekelijkse vergaderingen invoeren?
Als je medewerkers op de hoogte wilt houden zonder hun tijdsdruk te vergroten, is het antwoord een volmondig ja. Met voordelen zoals het behouden van effectieve communicatie zonder onnodige onderbrekingen en het bieden van een regelmatig platform voor het delen van ideeën en zorgen, zijn we ervan overtuigd dat een tweewekelijkse aanpak een efficiënte manier is om verbonden te blijven.
Neem de tijd om je eigen teamdynamiek en communicatiebehoeften te evalueren. Misschien ontdek je dat vergaderen om de week dé oplossing is om communicatie en prestaties te verbeteren zonder het risico op burn-out.
Nog steeds niet zeker? Overweeg een proefperiode met tweewekelijkse vergaderingen om te zien hoe je team reageert. Verzamel feedback en pas aan waar nodig om ervoor te zorgen dat je aan ieders behoeften voldoet. Je hebt snel je antwoord.
